Descubra como fazer uma boa gestão de tempo

A gestão de tempo em um mundo de urgências se transformou em uma temática importante para muitos profissionais que desejam encontrar equilíbrio entre a busca pelo sucesso profissional e o alcance de metas na vida pessoal.

Diversos fatores interferem nos resultados quando o tempo não é gerido de forma adequada ou quando não se estabelecem diretrizes para organizar a rotina de uma maneira dinâmica e eficiente.

O objetivo deste post é falar sobre a importância de fazer do tempo um aliado, com um bom aproveitamento das horas ao longo do dia, e oferecer dicas práticas de como organizar as atividades pessoais e profissionais de modo equilibrado!

Gestão de tempo: um desafio do dia a dia

A grande quantidade de tarefas e informações com as quais é preciso lidar diariamente pode fazer com que gestores entrem em conflito e sejam, muitas vezes, obrigados a mudar os planos e repensar estratégias para atingir os objetivos.

Para que isso aconteça sem afetar o prazo previsto de execução e entrega é fundamental aprender a gerenciar o tempo com conhecimento, sobretudo, das causas e das soluções para melhorar a performance das rotinas.

A importância da gestão de tempo e o impacto na produtividade

Quando a empresa se preocupa em adequar o trabalho dos seus colaboradores e gerir o tempo de forma adequada, invariavelmente, é perceptível um ganho maior de eficiência e produtividade. Vejamos como isso acontece!

Diminui o estresse e a ansiedade

Se os funcionários sabem como o trabalho deve ser executado e o prazo de entrega, eles se sentirão menos pressionados, reduzindo os níveis de estresse e ansiedade. Em contrapartida, sua gestão se tornará mais leve e mais fácil de ser aplicada.

Permite que tarefas sejam concluídas de maneira efetiva

Quanto mais planejadas e temporizadas forem as atividades, mais o estado de urgência cederá lugar a um ritmo de trabalho intenso, porém esperado, o que garante melhor desempenho e efetividade na conclusão das tarefas por parte das equipes.

Gera produtividade

Um time produtivo compreende a importância de executar as tarefas dentro do prazo e com qualidade, mas a empresa deve otimizar e organizar a rotina, de acordo com o grau de importância e a prioridade das demandas.

Possibilita bons resultados à empresa

Os bons resultados aparecem quando uma atividade é concluída sem ressalvas ou necessidades de ajustes, no melhor estilo “faça certo da primeira vez”. A criação de prazos viáveis dentro do cotidiano possibilita desfechos positivos no trabalho.

Gera motivação

Se a equipe trabalha em condições adequadas, movida pelas metas e pelos resultados, sem pressão ou a chamada cultura do medo, certamente, apresentará maior disposição para o trabalho e grau elevado de motivação.

Reduz custos

Fatores como retrabalho, desperdício, turnover e absenteísmo são muito comuns em empresas que não estabelecem rotinas ou critérios para execução das tarefas. Rever os conceitos e reestruturar a operação vai reduzir os custos com esse tipo de problema.

Aumenta a eficiência

O ganho de eficiência está diretamente ligado à condição de trabalho e ao tempo para que as tarefas sejam concluídas. Ao entender que urgente pode ser tudo aquilo que não foi executado em tempo hábil, quanto melhor a gestão, melhor o rendimento.

Dicas para gerir melhor o tempo

É possível melhorar, e muito, a performance de uma empresa com uma gestão de tempo voltada a resultados. Não basta apenas estabelecer prazos, mas rever conceitos e mudar o comportamento — o que vale no trabalho e na vida.

Trouxemos algumas dicas para você se orientar e visualizar o que pode ser implementado, alterado, aperfeiçoado ou até mesmo eliminado para tornar o ambiente de trabalho mais agradável e a empresa mais competitiva no mercado.

Criar rotinas

Uma boa rotina começa no comportamento pessoal e se estende ao ambiente profissional. Dormir bem e acordar em horários pré-definidos ajuda a estabelecer um ritmo cadenciado que vai contribuir para a visualização de tudo que deve ser executado ao longo do dia.

Fazer um planejamento

O planejamento é um exercício diário que garante a conclusão de tarefas, objetivos e projetos daquilo que foi pensado com antecedência, sem a necessidade de alertas frequentes de urgência.

Vale ressaltar que o cadastro adequado de produtos, a boa gestão do estoque e a verificação constante da qualidade de códigos e etiquetas são condutas que devem fazer parte do plano preventivo de trabalho das equipes, de modo a reduzir a margem de erros.

O aumento das vendas depende, substancialmente, de como a empresa conduz seus processos internos para agilizar o atendimento e oferecer uma melhor experiência de compra a um cliente cada vez mais exigente.

Definir metas SMART

Quando as metas são definidas, seja na vida pessoal, seja na vida profissional, o desejo de alcançar os objetivos se fortalece. Isso pode ajudar a aumentar a eficiência e a produtividade, mas elas devem ser coerentes e servir de incentivo.

As metas SMART foram criadas para ajudar na criação de objetivos viáveis. Elas se dividem em 5 critérios de observação dos resultados.

• S — Specific (específica): defina uma meta de conhecimento geral, focada em um resultado específico, por exemplo, aumentar a produtividade em 5% em um período de três meses.
• M — Measurable (mensurável): a meta precisa ser fácil de mensurar, ou seja, apresentar dados para análise. Mantendo o exemplo, quanto se produziu antes e depois do período estabelecido.
• A — Attainable (atingível): é possível aumentar a produtividade que a meta propõe? Se a resposta for sim e for algo atingível, vale continuar investindo no objetivo.
• R — Relevant (relevante): faz sentido estabelecer uma meta de aumento de produtividade? Se a demanda de vendas vai absorver o aumento da produção é uma meta relevante.
• T — Time based (temporal): o tempo estabelecido é fator primordial para que a meta não se perca em meio aos processos. Sabendo que há um prazo de alcance, o empenho será maior entre as equipes.

Priorizar e categorizar tarefas

Quais são as tarefas mais importantes, que impactam diretamente os resultados? O movimento do varejo é dinâmico e frenético, com uma dependência forte do comportamento dos consumidores em relação às vendas.

Entretanto, as atividades internas podem ser distribuídas de uma forma objetiva, considerando que as tarefas, quando separadas por categoria e prioridade, são mais fáceis de serem concluídas.

Tirar um tempo para descansar

A saúde mental é primordial para quem está à frente da gestão e precisa tomar decisões frequentes. Não estamos falando apenas de boas horas de sono, mas de tirar um tempo para se dedicar a atividades que não sejam apenas relacionadas ao trabalho.

Praticar atividades físicas e manter contato com amigos e pessoas próximas, seja pessoalmente, seja por meio das redes sociais, são práticas importantes e saudáveis. Assim, você pode até compreender melhor o quanto a equipe também precisa desses momentos.

Usar plataformas que podem reduzir tempo de processo

Se você deseja reduzir o tempo de processo e aumentar a eficiência da sua empresa, deve considerar a automação como uma solução prática, que elimina o excesso de trabalhos manuais e otimiza a rotina dos funcionários — uma forma simples de profissionalizar e aumentar a visibilidade do negócio.

A inovação e a competitividade são fortes motivos para justificar a reflexão sobre a importância da gestão de tempo, pois a produtividade depende de como as atividades são desempenhadas, o que faz total diferença nos resultados.

Se você gostou deste post e está em busca de uma solução para melhorar os processos da sua empresa, que tal entrar em contato conosco para conhecer nossos serviços e saber como podemos contribuir para o seu objetivo?