Tudo sobre cadastro de produtos e 6 formas de fazê-lo adequadamente

Vendas

Manter o cadastro de produtos atualizado e correto pode ser um desafio para todos. Afinal, são vários campos a serem preenchidos multiplicados por milhares de produtos. Sem contar a parte fiscal, que pode ser uma questão complexa, pois exige um alto grau de conhecimento técnico. No entanto, esse cadastro servirá de base para análise de vendas, definição de compras da empresa, controle de promoções e demais processos diários do supermercado.

Você está fazendo o cadastro de produtos no seu estabelecimento de forma eficiente? Esse processo faz a diferença dentro de uma empresa, principalmente quando é preciso otimizar a logística e evitar o desperdício de recursos. O controle de estoque é fundamental para encontrar os produtos no sistema, mantê-los atualizados e ter certeza da entrada e saída de mercadorias no local.                       

Para ajudar você, preparamos este post. Nele, falaremos sobre a importância do cadastro, os erros mais comuns e o uso da tecnologia no auxílio dessa tarefa. Também vamos compartilhar 6 dicas de como fazê-lo de forma adequada. Confira os tópicos que vamos ver sobre cadastro de produtos:

1. Qual a importância do cadastro de produtos?
2. Como fazer a otimização do cadastro de produtos?
3. Qual é a importância da tecnologia para realizar este cadastro?
4. 6 dicas para fazer o cadastro de produtos de forma adequada

Pronto para saber o que é cadastro de produtos? Então vamos lá?!

Qual é a importância do cadastro de produtos?

No varejo, é essencial contar com um cadastro de produtos eficiente para reduzir ao máximo as falhas que podem ocorrer por conta de um serviço mal executado. Inserir os dados fiscais de um produto de maneira errada, por exemplo, pode implicar no custo alterado do item, seja para mais ou para menos do que ele realmente vale.

Isso porque os gargalos como o do exemplo acima podem até parecer pequenos, mas, quando somados, podem trazer um prejuízo enorme para o estabelecimento.             

Para os gestores mais experientes, que fazem análise de dados de compras dos seus consumidores ou implementam a gestão por categorias, o cadastro de produtos é a base para que a empresa realize esses procedimentos. Podemos dizer que, em linhas gerais, o cadastro de produto é dividido em duas partes: as informações gerenciais e as informações fiscais.

As informações gerenciais são usadas nas operações. São as informações básicas, as características dos produtos, que serão usados para o controle de estoque, distribuição, reposição de mercadorias, no processo de vendas e de uma possível produção interna, por exemplo: descrição, preço de venda, custo, estoque mínimo, categorias e subcategorias de produtos, EAN, agrupamentos e vinculações e fator de conversão. Por esse motivo, fazer o cadastro correto e com segurança é um investimento que deve ser levado muito a sério.

Como fazer a otimização do cadastro de produtos?

O cadastro de produtos é uma tarefa que parece bem simples de ser feita. Ele merece, porém, uma atenção especial e, por isso, é interessante saber como automatizar esse processo para que ele se torne mais rápido e descomplicado. É importante que o cadastro do produto seja feito de maneira que seja fácil de reconhecer através de sua descrição, pois estes dados precisam ser reconhecidos por outras organizações, que dependem deles para os seus processos internos. Ele facilita desde o processo de vendas até o monitoramento de estoque, muitas outras etapas comuns a diversos tipos de negócios.

Defina um funcionário responsável por essa etapa

Uma dica fundamental para fazer um cadastro da forma correta é determinar que um colaborador seja responsável por esse processo. Mesmo que, às vezes, seja necessário que várias pessoas realizem o cadastro para otimizar o tempo, é indicado que haja apenas um revisor para acompanhar essa etapa de perto, conferindo se foi realizado de forma correta e uniforme para não sair do padrão estabelecido. O processo de cadastro de produtos ser responsabilidade de apenas uma pessoa pode gerar lentidão e atraso no processo.

Esse responsável precisa ter conhecimento de todas as etapas para conseguir orientar os outros colaboradores da forma adequada. Além disso, é interessante que saiba estabelecer prazos para o cumprimento das atividades para que não haja gargalos e nem atrasos referentes ao processo como um todo.

Caso encontre alguma falha operacional, ele deve corrigir e dar o “feedback” para o colaborador que errou, a fim de capacitá-lo e evitar erros futuros. Se você conta com um bom software de gestão, você consegue determinar o usuário revisor pelo cadastro e estabelecer regras que fazem com que ele não deixe de revisar.

Utilize ferramentas para a validação dos dados fiscais

A parte fiscal do cadastro pode ser um grande desafio para as empresas. Além de apresentar campos complexos de preenchimento de tributações exigidas, esses tributos mudam constantemente, o que faz com que a forma de cadastrar os produtos e seu custo sejam alterados — o que, consequentemente, altera o preço final e a margem de lucro.

Para evitar que erros aconteçam nessa etapa e para deixá-la mais otimizada, uma dica é contar com uma ferramenta que realize todo esse processo. Geralmente é preciso pagar pelo seu uso, mas é um valor pequeno quando comparado ao risco que a empresa corre de não concluir essa tarefa ou ao esforço constante que é gerado quando ela é feita de forma indevida.

A ferramenta avalia se todas as questões relacionadas aos tributos estão sendo consideradas antes, durante e depois. Tem o intuito de corrigir erros que podem aumentar a apuração de impostos que serão pagos pelo contribuinte, evitando a autuações fiscais, além de proporcionar economia.

Determine valores mínimos e máximos de estoque

Outra dica valiosa é identificar um valor pré-determinado de estoque mínimo e máximo no cadastro dos produtos. Dessa forma, é possível evitar desperdícios com um estoque parado por ter efetuado mais compras que o necessário e, também, para determinar notificações que sugiram a nova compra de um produto que esteja perto de atingir a marca de estoque mínimo.

A partir daí, então, é possível fazer compras mais assertivas, evitar a urgência e, consequentemente, ter mais tempo para negociar com os diferentes fornecedores. Com isso, além da otimização em todo o processo, é possível aumentar a produtividade do negócio como um todo.

Qual é a importância da tecnologia para realizar este cadastro?

O cadastro de produtos é a base de uma gestão organizacional. Principalmente em negócios que trabalham com grande movimentação de produtos, é inviável realizar todo o cadastro de produtos de forma manual. Aqui, é preciso pontuar que as planilhas feitas em programas como o Excel também já não são mais suficientes para fazer esse registro.

A partir desse registro, é possível gerar informações suficientes que embasam a vida administrativa e tributária dos produtos, o que se torna vital para a operação, produção, gestão de estoque, gestão de compras e vendas das atividades empresariais.

O ideal é utilizar um programa que integre os diversos setores e automatizar essa tarefa. Os softwares com sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial), por exemplo, oferecem funcionalidades direcionadas para atender as necessidades de qualquer negócio.

Facilidade do monitoramento de produtos

Uma plataforma atua na gestão de estoque de várias maneiras. Uma delas é ao fornecer informações sobre as mercadorias em falta e que precisam ser repostas. Os relatórios concedem controle total sobre os pedidos feitos ao fornecedor, o que permite verificar o prazo de entrega, assim como analisar os melhores fornecedores e identificar se alguma falha ocorreu nos itens pedidos e recebidos.

Com a utilização dessa tecnologia, é possível também saber quais são os itens mais buscados no estabelecimento. Dessa forma, os responsáveis poderão traçar um plano mais adequado para evitar uma ruptura de estoque, que é quando ocorre a falta de um produto.

Gestão das finanças

O cadastro de produtos que é feito com a ajuda de um sistema ajuda na gestão financeira de diversas formas. A plataforma eletrônica pode emitir relatórios como Demonstração do Resultado e Exercício (DRE), uma análise que indica se o negócio está tendo lucro ou prejuízo.

A vantagem em utilizar essa tecnologia não para por aí. Ela também emite dados importantes sobre o fluxo de caixa, ou seja, as entradas e saídas relacionadas às mercadorias, além de realizar a gestão de orçamentos e outras funcionalidades importantes.

Emissão de relatórios

O software com sistema ERP elabora e emite diversos relatórios que são úteis para a tomada de decisão na empresa. Alguns recursos de um bom programa podem incluir:

• categorias e consultas em níveis estratégicos, táticos e operacionais;
• análises de venda e devoluções por período ou por valor;
• análises evolutivas de margem de lucro;
• gráficos em série e por período.

A vantagem em utilizar esse tipo de tecnologia é que não é mais preciso esperar dias ou semanas para obter qualquer uma dessas informações. Isso porque o software é capaz de trabalhar e gerar um grande número de informações de forma instantânea que são disponibilizadas em um painel de controle e que podem ser acessadas em poucos cliques.

Controle de estoque

A tecnologia pode ajudar no controle de estoque para minimizar as perdas. De forma minuciosa, o software de gestão efetua um controle bastante rigoroso sobre todas as movimentações no inventário. Assim, é capaz de fornecer dados sobre a localização de cada produto, além das entradas, saídas e outros dados importantes.

As informações, nesse caso, são atualizadas em tempo real para reduzir de forma drástica a ocorrência de falhas, imprevistos e erros. O sistema pode, por exemplo, emitir relatórios bastante completos para ajudar no controle da data de validade dos lotes e até mesmo apontar a necessidade de criar promoções para que esses produtos sejam vendidos mais rapidamente. Essa tecnologia também pode ser útil em épocas do ano com maiores vendas, como na Black Friday.

6 dicas para fazer o cadastro de produtos de forma adequada

Agora que você já entendeu a importância do cadastro, conhece os maiores erros relacionados a essa tarefa e entendeu como a tecnologia auxilia nesse processo, precisa entender como colocar tudo isso em prática. A seguir, você confere 6 dicas.

1. Contrate um sistema e faça integração de dados

Além de garantir a qualidade das informações e imagens dos produtos, um sistema de software ERP contribui com a eficiência das áreas fiscais, comerciais, logísticas, cadastrais e de marketing. Nele, os dados ficam integrados e disponíveis para todos os responsáveis consultarem de forma rápida no momento em que precisarem.

Essa integração não otimiza apenas a experiência de comprar para os clientes, também oferece muitos benefícios para a empresa gerenciar seus negócios de forma mais rápida. O objetivo desse sistema é aumentar o potencial de receita e reduzir ao máximo os custos operacionais.

2. Padronize a descrição

Para realizar um bom cadastro automatizado de produtos, é preciso seguir um padrão. Normalmente, ele é definido ao ter como base uma estrutura mercadológica que possa atender às necessidades específicas de cada empresa.

Uma dica para facilitar esse processo é cadastrar os produtos por níveis, informando todas as particularidades, características e categorias. Algumas informações são fundamentais, como:

• peso;
• embalagem;
• sabor (se for aplicável);
• código de barras;
• fornecedores;
• dados fiscais.

Ao cadastrar um item, é preciso garantir que a descrição informada faça sentido e especifique exatamente todas as características relacionadas a ele. A descrição do produto deve ter um padrão definido de abreviações e ordem de informações, com as características que diferenciam os produtos, facilitando a identificação no cadastro  Os dados podem variar conforme a categoria, você deve garantir que a descrição informada especifique exatamente o produto e que ele seja único. Garanta que qualquer pessoa que consultar pela descrição encontrará, com certeza, o produto que procura.

3. Estruture os processos logísticos

Estruturar os processos logísticos com eficiência é importante, pois é comum acontecerem problemas com compras em função de informações que foram mal organizadas. Por esse motivo, o responsável deve realizar o cadastro de produtos e registrar os dias de giro conforme o aumento das vendas realizadas.

Essa é uma boa estratégia para evitar que rupturas aconteçam. Isso porque o próprio sistema poderá fazer sugestões em relação à quantidade de itens que precisarão ser comprados.

Outro ponto fundamental é fazer o acompanhamento dos fornecedores relacionados aos produtos cadastrados. Dessa maneira, quando um pedido for feito, o gestor ganhará mais agilidade no uso do sistema, pois só precisará informar quais itens estão associados à qual fornecedor.

4. Faça a separação por categorias e palavras-chave

Outra forma de otimizar o cadastro automatizado de produtos é fazer a separação de cada item por categoria. Você já notou como, às vezes, é difícil encontrar um produto buscando pelo nome? Isso ocorre pela falta de padronização na descrição dos produtos. Definir esse padrão trará agilidade e assertividade na busca. Para realizar essa tarefa, é preciso escolher a maneira mais adequada de separá-los.

Considere a possibilidade da inclusão de subcategorias, porém, mais importante que o nome dado a elas, é a compreensão do conceito adotado. Assim, é possível fazer uma classificação que abrange desde os grupos mais analíticos até os mais sintéticos. É recomendado que se faça, no máximo, 5 níveis de categorizações: departamento, categoria, subcategoria, segmente e subsegmento. O mínimo recomendado são 3 níveis de categorização.

Um ponto que precisa de bastante atenção neste tópico é que a separação feita por categorias não têm relação direta com a marca do produto, mas com a natureza e as características de cada item. Uma solução é incluir palavras-chave no cadastro para que seja mais fácil localizar os itens quando for preciso.

5. Utilize o código de barras

Ao realizar o cadastro de novos produtos ou atualizar a lista dos que já existem no estoque, utilizar o código de barras facilitará o trabalho. Isso porque, com a sua utilização, é possível evitar problemas no controle de entrada e saída das mercadorias. Além disso, oferece mais praticidade, pois evita que o cliente tenha que esperar por um produto que não tenha sido reconhecido pelo sistema no momento da venda.

O uso do código de barras também auxilia nos processos de gestão interna, principalmente no esclarecimento de qualquer dúvida acerca de um produto. Por meio dele, é possível saber o preço de custo ou o fabricante da mercadoria, por exemplo, já que todas as informações relevantes estarão integradas a um sistema.

6. Conte com plataformas que facilitam o cadastro

Contar com uma plataforma que facilite o cadastro de produtos oferece diversos benefícios. Entre eles, é possível citar o armazenamento dos dados em nuvem — o que significa que podem ser acessados de qualquer lugar — e a automação da organização das informações. Com toda essa facilidade, não faz sentido se limitar a métodos que já estão ultrapassados.

Essa integração permite ainda mais facilidades, como a importação dos arquivos de nota fiscal de entrada dos produtos no formato XML e o envio automático desses itens para o e-commerce. Esse processo dispensa a necessidade de recadastro e otimiza a gestão de tempo nos processos logísticos.

Como você pôde perceber, fazer o cadastro de produtos de forma correta não é difícil e é extremamente importante para o funcionamento da empresa. Para que essa tarefa seja feita de modo eficiente, é preciso contar com a ajuda de uma empresa especializada, que realize o serviço uma única vez e distribua as informações para todos com consistência e padronização.

Um cadastro de produtos eficiente atua como diferencial competitivo no mercado. Não perca tempo, implemente processo, automatize o seu cadastro e acabe com erros que podem gerar prejuízos no seu bolso. Com toda essa facilidade, não faz sentido se limitar a métodos que já estão ultrapassados.