Qual a importância dos dados fiscais nos produtos da farmácia? Entenda aqui

O cadastro de mercadorias é uma tarefa rotineira que auxilia na gestão dos dados fiscais dos produtos da farmácia, organiza as operações logísticas, ajuda a controlar a entrada e a saída de itens e mantém o estoque organizado e em dia.

Essa atividade é muito importante, pois traz segurança e reduz eventuais erros de tributação que podem ocasionar sanções de multa e colocar em risco a continuidade do negócio.

Neste post, trouxemos as principais informações sobre o cadastro de produtos em uma farmácia. Quer saber como organizar os dados fiscais das mercadorias? Então, continue a leitura!

A importância do cadastro de produtos

O cadastro de produtos é essencial para o controle de estoque da farmácia, uma vez que todos os processos são influenciados por esse registro, desde o momento de compra da mercadoria do fornecedor até a fase de revenda para o consumidor. Trata-se de um procedimento que serve de base para todas as etapas posteriores. Isso significa que a partir dessa atividade de catálogo e registro, o estabelecimento farmacêutico pode ter um monitoramento de estoque em dia.

A partir daí, é possível acompanhar a entrada e a saída de mercadorias, saber quais produtos têm apresentado maior procura pelos clientes e obter métricas de vendas com precisão. Como consequência dessa prática, o estoque se mantém organizado e fica mais fácil identificar quando um determinado medicamento está perto da validade, por exemplo — fato que reduz o risco de perda de mercadoria e evita a condenação em eventual ação de dano moral por venda de remédio vencido.

Quando se trata do controle de estoque, a metodologia Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS) ganha destaque. Essa estratégia determina que os produtos que são posicionados primeiramente nas prateleiras e são vendidos mais rapidamente para os consumidores devem ser aqueles que entraram no estoque primeiro.

A utilidade das informações fiscais no cadastro

Além da importância do cadastro dos produtos para assuntos envolvendo o controle e o monitoramento das mercadorias no estoque, esse procedimento também é útil para questões fiscais. Isso porque as informações sobre esses itens devem ser atualizadas com frequência, como tipos de impostos incluídos no valor, preço de custo, preço de venda etc. Assim, fica mais fácil saber qual o valor certo a ser cobrado dos clientes no intuito de se evitar incorrer em problemas fiscais.

Sendo assim, o cadastro dos produtos deve ser realizado com atenção, uma vez que a inclusão de dados fiscais incorretos referentes à mercadoria pode ocasionar no aumento ou na redução do preço de venda do produto, fato que pode desbalancear a margem de lucro e prejudicar os ganhos.

Informações que devem constar no cadastro

Cada farmácia apresenta suas particularidades — porte, região, medicamentos que saem com mais frequência etc. Nesse sentido, o registro das informações pode sofrer variações de um estabelecimento para o outro.

Conheça, a seguir, algumas dicas de como fazer o preenchimento completo dos dados fiscais dos produtos da farmácia, mas, antes disso, saiba que os dados inseridos são divididos em 3 modalidades: dados básicos, dados de tributação e dados adicionais. Confira!

Dados básicos

Esses dados se referem às características dos produtos e são essenciais para a sua localização no estoque e na prateleira da farmácia. Eles abrangem vários elementos, como:

• nome do produto: o recomendado é registrar o nome comercial do medicamento e também o nome da fórmula, bem como incluir a existência de genérico ou similar. Sendo assim, fica mais fácil a localização do item pelos vendedores;
• preço de custo: é o valor por unidade do produto que a farmácia pagou para a indústria farmacêutica fornecedora. A partir desse valor, o preço de venda poderá ser definido, bem como se saber o lucro que será obtido após a venda para o consumidor;
• preço de venda: é o valor que os clientes terão que desembolsar para adquirir o produto, e esse preço deve ser o suficiente para que a farmácia consiga cobrir os custos com a compra do fornecedor e, ainda, obter lucro;
• referências: é o código de referência único e exclusivo do produto, como o EAN;
• unidade: refere-se à maneira como o produto é vendido — por caixa, por unidade, por quilo etc.;
• categorização: é importante para facilitar a localização — medicamentos, produtos de conveniência, itens para cabelo, perfumes, maquiagens etc.

Dados de tributação

Esses dados garantem o cumprimento das obrigações fiscais por parte da farmácia. Confira alguns exemplos:

• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• Código Especificador da Substituição Tributária (CEST);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

Dados adicionais

Esses dados costumam ser registrados no cadastro de produtos similares, que têm a capacidade de substituir os principais, como é o caso dos medicamentos genéricos. Assim, o produto é identificado mais rapidamente.

Estratégias de como fazer um cadastro eficiente

Conheça algumas dicas de como o cadastro dos produtos na farmácia deve ser feito.

Defina uma equipe responsável

Escolha um colaborador que ficará responsável por gerenciar todo o fluxo de entrada de mercadorias. Se for necessário, defina também um revisor para fazer correções e garantir que tudo aconteça da melhor maneira.

Valide os dados fiscais 

No momento do preenchimento do cadastro nos campos referentes à tributação, é importante ter cuidado, pois alguns tributos podem variar de região, como é o caso do ICMS, que é cobrado conforme o estado. O ideal é consultar o site da Receita Federal para confirmar se os valores da base de cálculo e alíquota permanecem os mesmos. No caso, o mais indicado é contratar um contador para auxiliar nessa tarefa.

O cadastro dos dados fiscais nos produtos da farmácia é uma etapa essencial para se organizar as obrigações tributárias e evitar problemas com o Fisco. Nesse sentido, o investimento em um software moderno ajuda a otimizar a tarefa de registro das mercadorias e permite um controle maior sobre o estoque no estabelecimento farmacêutico.

Agora que você já sabe que pode otimizar a gestão do seu negócio por meio do cadastro das mercadorias, compartilhe este artigo nas suas redes sociais para que mais pessoas conheçam a importância de se organizar os dados fiscais nos produtos da farmácia!