Saiba que o processo de cadastro de produtos faz toda a diferença dentro de uma empresa, principalmente quando é preciso otimizar a logística e evitar o desperdício de recursos. O controle de estoque é fundamental para encontrar os produtos no sistema, mantê-los atualizados e ter certeza da entrada e saída de mercadorias no local.

Confira aqui 4 dicas para otimizar a sua reposição de estoque: https://1worldsync.com/br/blog/reposicao-de-estoque/

O cadastro dos produtos comprados e, inclusive daqueles que serão comercializados deve ser feito o mais breve possível, pois esse é um dos fatores mais importantes e que está relacionado com a saúde financeira da empresa. Caso o cadastro esteja desatualizado, os impactos poderão ser negativos.

Preparamos este post para ajudar você a melhorar o seu cadastro de produtos. Nele, falaremos sobre a importância do cadastro de produtos, os erros mais comuns no cadastro, a importância da tecnologia para essa tarefa e também compartilharemos dicas de como colocar o cadastro de produtos em prática de forma adequada.

Quer saber mais sobre o cadastro de produtos? Veja abaixo os tópicos abordados neste blog post:

• Qual a importância do cadastro de produtos?
• Como fazer a otimização do cadastro de produtos?
• Qual é a importância da tecnologia para realizar o cadastro de produtos?
• Como fazer o cadastro de produtos de forma adequada?
• Conclusão

Qual é a importância do cadastro de produtos?

No varejo, é essencial contar com um cadastro de produtos eficiente para reduzir ao máximo as falhas que podem ocorrer por conta de um serviço mal executado. Inserir os dados fiscais de um produto de maneira errada, por exemplo, pode implicar no custo alterado do item, seja para mais ou para menos do que ele realmente vale.

Aprenda aqui como um sistema para indústria e varejo pode te auxiliar na gestão de produtos: https://1worldsync.com/br/blog/sistema-para-industria-e-varejo/

Erros de cadastro de produtos como o do exemplo acima podem até parecer pequenos, mas, quando somados, podem trazer um prejuízo enorme para o estabelecimento. Por esse motivo, fazer o cadastro de produtos correto e com segurança é um investimento que deve ser levado muito a sério.

Como fazer a otimização do cadastro de produtos?

O cadastro de produtos precisa de atenção especial e, por isso, é interessante saber como automatizar esse processo para que ele se torne mais rápido e com qualidade. A seguir, confira algumas dicas!

Defina um funcionário responsável por essa etapa

Mesmo que a empresa necessite que várias pessoas realizem o cadastro dos produtos para otimizar o tempo, é indicado que haja apenas um revisor para acompanhar essa etapa de perto.

Esse responsável precisa ter conhecimento de todas as etapas para conseguir orientar os outros colaboradores de forma adequada. Além disso, é interessante que saiba estabelecer prazos para o cumprimento das atividades para que não haja desafio e nem atrasos referentes ao processo como um todo.

Utilize ferramentas para a validação dos dados fiscais

A parte fiscal do cadastro de produtos pode ser um grande desafio para as empresas. Além de apresentar campos complexos de preenchimento de tributações exigidas, os tributos mudam constantemente, o que faz com que a forma de cadastrar os produtos e seus custos sejam alterados,  o que, consequentemente, altera o preço final e a margem de lucro.

Para evitar que erros aconteçam nessa etapa do cadastro de produtos e para deixá-la mais otimizada, uma dica é contar com uma ferramenta que realize todo esse processo. Geralmente é preciso pagar pelo seu uso, mas é um valor pequeno, quando comparado ao risco que a empresa corre de não concluir essa tarefa ou ao esforço constante que é gerado quando ela é feita de forma indevida.

Determine valores mínimos e máximos de estoque

Outra dica valiosa é determinar um valor mínimo de estoque para evitar desperdícios com produtos parados e até mesmo a falta deles.

A partir daí, então, é possível fazer um planejamento de compras, evitar a urgência e, consequentemente, ter mais tempo para negociar com os diferentes fornecedores. Com isso, além da otimização em todo o processo de cadastro de produtos, é possível aumentar a produtividade do negócio como um todo.

Qual é a importância da tecnologia para realizar o cadastro de produtos?

Principalmente em negócios que trabalham com grande movimentação de produtos, é inviável realizar todo o cadastro de produtos de forma manual. As planilhas feitas em programas como o Excel também já não são mais suficientes para fazer esse registro.

O ideal é utilizar um programa que integre os diversos setores e automatize o cadastro de produtos. Os softwares com sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial), por exemplo, oferecem funcionalidades direcionadas para atender as necessidades de qualquer negócio.

Confira, a seguir, em que essa tecnologia pode ajudar! Para saber o momento exato para implementar um sistema ERP na sua empresa, confira esse blog post do portal Info Varejo https://www.infovarejo.com.br/quando-implantar-sistema-erp/

A tecnologia dos sistemas ERP facilita no monitoramento de produtos. Os relatórios concedem controle total sobre os pedidos feitos ao fornecedor, o que permite verificar o prazo de entrega, assim como analisar os melhores fornecedores e identificar se alguma falha ocorreu nos itens pedidos e recebidos. Dessa forma, os responsáveis poderão traçar um plano mais adequado para evitar uma ruptura de estoque, que é quando ocorre a falta de um produto.

Ela também emite dados importantes sobre o fluxo de caixa, como as entradas e saídas relacionadas às mercadorias, além de realizar a gestão de orçamentos e outras funcionalidades importantes.

Além disso, o software elabora e emite relatórios como os de análises de venda e devoluções por período ou por valor, ou ainda, análises evolutivas de margem de lucro e também gráficos em série e por período. Tudo de forma instantânea, disponibilizado em um painel, acessado em poucos cliques.

A tecnologia pode ajudar no controle de estoque para minimizar as perdas. De forma minuciosa, o software de gestão efetua um controle bastante rigoroso sobre todas as movimentações no inventário, sendo capaz de fornecer dados sobre a localização de cada produto, além das entradas, saídas e outros dados importantes.

Essa tecnologia também pode ser útil em épocas do ano com maiores vendas, como na Black Friday. Veja aqui como é possível https://1worldsync.com/br/blog/vender-mais-no-black-friday/

Agora que você já entendeu a importância do cadastro de produtos, conheceu os maiores erros relacionados a essa tarefa e entendeu como a tecnologia pode auxiliar no processo de cadastro de produtos, você precisa entender como colocar tudo isso em prática. A seguir, confira dicas importantes que separamos especialmente para você.

Como fazer o cadastro de produtos de forma adequada?

Contrate um sistema e faça a integração de dados

Além de garantir a qualidade das informações e imagens dos produtos, um sistema de software ERP contribui com a eficiência das áreas fiscais, comerciais, logísticas, cadastrais e de marketing. Nele, os dados ficam integrados e disponíveis para todos os responsáveis consultarem de forma rápida quando precisarem.

Essa integração otimiza a experiência de compra para os clientes e também oferece muitos benefícios para a empresa gerenciar os seus negócios de forma mais rápida. O objetivo desse sistema é aumentar o potencial de receita e reduzir ao máximo os custos operacionais.

Leia aqui sobre como a integração entre softwares pode facilitar a sua vida: https://1worldsync.com/br/blog/integracao-de-softwares/

Padronize a descrição

Para realizar um bom cadastro automatizado de produtos, é preciso seguir um padrão. Normalmente, ele é definido tendo como base uma estrutura mercadológica que possa atender às necessidades específicas de cada empresa.

Uma dica para facilitar esse processo é cadastrar os produtos por níveis. Informando todas as particularidades, características e categorias. Algumas informações são fundamentais, como:

• peso;
• embalagem;
• sabor (quando aplicável);
• código de barras;
• fornecedores;
• dados fiscais.

Ao cadastrar um produto, é preciso garantir que a descrição informada faça sentido e especifique exatamente todas as características relacionadas a ele. Por isso, os dados podem variar conforme a categoria.

Estruture os processos logísticos

Estruturar os processos logísticos com eficiência é importante, pois é comum acontecerem problemas com compras em função de informações que foram mal organizadas. Por esse motivo, o responsável deve realizar o cadastro de produtos e registrar os dias de giro conforme o aumento das vendas realizadas.

Outro ponto fundamental é fazer o acompanhamento dos fornecedores relacionados aos produtos cadastrados. Dessa maneira, quando um pedido for feito, o gestor ganhará mais agilidade no uso do sistema, pois só precisará informar quais itens estão associados à qual fornecedor.

Faça a separação por categorias e palavras-chave

Para realizar essa tarefa, é preciso escolher a maneira mais adequada de separar cada item por categoria.

Considere a possibilidade da inclusão de subcategorias, porém, mais importante que o nome dado a elas, é a compreensão do conceito adotado. Assim, é possível fazer uma classificação que abrange desde os grupos mais analíticos até os mais sintéticos.

Um ponto que precisa de bastante atenção neste tópico, é que a separação feita por categorias não tem relação direta com a marca do produto, mas com a natureza e as características de cada item. Uma solução é incluir palavras-chave no cadastro de produtos para que seja mais fácil localizar os itens quando for preciso.

Utilize o código de barras

Utilizar o código de barras ao realizar o cadastro de novos produtos ou atualizar a lista daqueles que já existem no estoque, facilitará o trabalho de toda a equipe. Isso porque, com a sua utilização, é possível evitar problemas no controle de entrada e saída das mercadorias.

O uso do código de barras também auxilia nos processos de gestão interna, principalmente no esclarecimento de qualquer dúvida acerca de um produto. Por meio dele, é possível saber o preço de custo ou o fabricante da mercadoria, por exemplo, já que todas as informações relevantes estarão integradas a um sistema.

Conte com a ajuda plataformas que facilitam o cadastro de produtos

Contar com uma plataforma que facilite o cadastro de produtos oferece diversos benefícios. Entre eles, é possível citar o armazenamento dos dados em nuvem — o que significa que as informações podem ser acessadas de qualquer lugar — e a automação da organização das informações. Com toda essa facilidade, não faz sentido se limitar a métodos que já estão ultrapassados.

Essa integração permite ainda mais facilidades, como a importação dos arquivos de nota fiscal de entrada dos produtos no formato XML e o envio automático desses itens para o e-commerce. Esse processo dispensa a necessidade de cadastrar novamente os produtos e otimiza a gestão de tempo nos processos logísticos.

Tenha um processo de cadastro de produtos bem definido

Para obter um método de cadastro de produtos bem definido, é necessário estabelecer as etapas deste processo. Diante disso, é necessário organizar e verificar o que será elaborado em cada fase do item, desde a sua entrada no estoque até a sua venda. Dessa forma, criar uma sequência de ações que devem ser seguidas pelos colaboradores responsáveis por esta área pode ser uma grande ajuda. Além disso, listar as mercadorias por peso, tamanho, cor e dentre outras características, separar os produtos por categoria e colocá-las em ordem e utilizar bons recursos visuais para auxiliar na identificação das mercadorias também são de grande valia.

Com uma boa estrutura e um cadastro de produtos correto, é possível ter um ótimo fluxo de produtos, facilitando o trabalho dos funcionários.

Estabeleça um padrão de cadastro de produtos

Para fazer o cadastro de produtos seja feito de maneira eficiente, o ideal é estabelecer um padrão de cadastro. Pense em todas as características que o produto possui e que te auxiliam na hora de encontrar o cadastro no sistema. Algumas informações devem ser levadas em consideração nesta etapa, como:

• o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
• CEST (Código Especificador da Substituição Tributária);
• nome do produto;
• descrição do item;
• categoria do produto;
• unidade;
• marca;
• preço de custo e valor de venda;
• prazo de validade.

Conclusão

Como você pôde perceber, fazer o cadastro de produtos de forma correta não é difícil e é extremamente importante para o funcionamento da empresa. Para que essa tarefa seja feita de modo eficiente, é preciso contar com a ajuda de uma empresa especializada, que realize o serviço uma única vez e distribua as informações para todos com consistência, padronização e exatidão.

A 1WorldSync é uma empresa que pode ajudar a tornar o cadastro dos produtos mais eficiente. Por meio de seu auxílio é possível ter segurança das informações e manter os cadastros de produtos constantemente atualizados.

Gostou do assunto do nosso post? Então, aproveite para entrar em contato conosco e conversar sobre muitos temas relacionados, bem como trocar ideias de como fazer para o cadastro dos produtos de sua empresa ser um sucesso!