O Cadastro de Produtos é uma das coisas mais importantes quando falamos sobre operações comerciais no varejo. Isso porque o cadastro desatualizado impacta diretamente na saúde financeira do seu negócio. Entretanto, muitos setores ainda falham ao não dedicar atenção suficiente para a atualização das informações de cadastro de produtos nos softwares e sistemas de gestão.
Ter todas as informações e imagens centralizadas e atualizadas em uma única base de dados é fundamental para a produtividade do trabalho. Veja o porquê disso em “Cadastro de Produtos como um Diferencial Competitivo”.
Neste post, vamos explicar a importância da automatização de processos para o cadastro de produtos.
Gostaria de saber quais são os impactos de um cadastro de produtos desatualizados? Continue lendo!
- Como funciona o cadastro de produtos?
- Como fazer o cadastro de um produto?
- Qual a importância do cadastro de produtos para a empresa?
- Com que frequência preciso atualizar meu cadastro?
- Impactos de um cadastro desatualizado
- Como manter o cadastro de produtos da sua empresa atualizado?
- Como a plataforma 1WorldSync pode ajudar?
Como funciona o cadastro de produtos?
O Cadastro de Produtos é um ambiente onde se encontram todas as informações sobre um item. Com todas as informações reunidas no cadastro dos produtos, é possível gerar um código de barras único, que diferencia aquele item dos outros.
Dessa maneira, todos os envolvidos no processo da compra, podem ter acesso às informações do cadastro de produtos atualizado. Assim, um varejista, por exemplo, tem mais segurança ao acessar a ficha completa fornecida pela indústria fabricante.
Como fazer o cadastro de um produto?
Para garantir um cadastro de produtos de excelência, é necessário:
- Adotar um padrão;
- Controlar a localização;
- Definir categorias;
- Estabelecer um relacionamento.
Veja aqui, de forma detalhada, “8 dicas como fazer o cadastro de produto de forma adequada.”
Qual a importância do cadastro de produtos para a empresa?
No varejo, é essencial contar com um cadastro de produtos eficiente para reduzir ao máximo as falhas que podem ocorrer por conta de um serviço mal executado.
Quando o cadastro dos produtos é feito com informações corretas e atualizadas, as operações se tornam mais eficientes, pois a ocorrência de erros fiscais, comerciais e logísticos diminuem consideravelmente. Os empecilhos de processo, como inserir os dados fiscais de um produto de maneira errada, por exemplo, podem até parecer pequenos, mas quando somados, podem trazer prejuízo e incômodos para o estabelecimento.
Com que frequência preciso atualizar o cadastro de produtos?
Para responder a esta pergunta, é necessário considerar o principal dos aspectos: as atualizações na legislação.
Com regularidade, as Secretarias da Fazenda, Federal e Estadual anunciam a atualização de alguma regra para o cadastro de produtos. Essas regras afetam diretamente como é feita a classificação de categorias específicas dos produtos do varejo.
As mudanças podem se dar relacionadas aos códigos Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), as alíquotas dos atributos ou quaisquer outras normas. Todos esses dados estão presentes nas informações cadastrais das mercadorias.
Por isso, o ideal é que o cadastro dos produtos seja atualizado diariamente. Ou seja, deve ser um processo contínuo. Diante o exposto, o ideal é que o cadastro de itens da sua empresa seja atualizado diariamente. Ou seja, deve ser algo contínuo e, de preferência, automatizado, para assim, economizar tempo e agilizar os processos dentro do varejo.
Para saber mais sobre a automatização da atualização de cadastro de produtos leia o nosso post sobre o assunto “Como automatizar a gestão de portfólio?”
Impactos de um cadastro de produto desatualizado
Falta de eficiência: as empresas com o cadastro de produtos desatualizado podem ter problemas com duplicidade e perder a sua eficiência durante as operações. A falha afeta também o número de vendas, o inventário e o controle de estoque, atrapalha a reposição de itens que já foram vendidos e fica visível na Escrituração Fiscal Digital (SPED ICMS).
Imagens desatualizadas: outra consequência da falta de cuidados com o cadastro de produtos é o uso de imagens inapropriadas e a precificação inadequada. Diante disso, os estabelecimentos têm os lucros reduzidos ou perdem competitividade se os concorrentes tiverem ofertas melhores para o público. Não classificar e atualizar o cadastro de produtos causa prejuízos às finanças e impede a concretização de muitas vendas.
Dados incorretos: sem ter um cadastro de produtos atualizado, as informações dos itens ficam desatualizadas no sistema e os preços em desacordo com os valores praticados no mercado. Além disso, o sistema tributário brasileiro cobra tributos dos negócios de acordo com os dados fiscais dos produtos cadastrados pela organização. A classificação incorreta faz com que as empresas paguem impostos indevidos ou deixem de pagar tributos obrigatórios que são cobrados em operações específicas. Consequentemente, o negócio pode sofrer penalizações do Fisco.
Diminuição das vendas: com o cadastro de produtos desatualizado e a consequente ocorrência de erros nas entregas, as vendas caem porque os clientes ficam insatisfeitos. Manter o foco somente na atração de clientes e no marketing não garante o crescimento de um negócio. É preciso ter atenção às informações do cadastro de produtos para que o número de vendas não fique abaixo do desejado. Para garantir a elevação das vendas, identifique as mercadorias que mais venderam no último mês e verifique quais têm potencial elevado. Ajuste o cadastro de produto desses itens e os deixe o mais completo possível. Considere também que uma solução tecnológica pode antecipar 60 dias de vendas por que os itens são cadastrados antes do início das ofertas ao público.
Experiência ruim: é muito difícil ter uma boa experiência em um estabelecimento desorganizado. Caso os cadastros de produto não sejam padronizados, os clientes terão uma experiência ruim e podem não voltar mais. Eles podem pensar que os produtos não são de qualidade ou que os itens que precisam não estão no ambiente e ir em busca na concorrência.
Descrições para e-commerce: o cadastro de produtos digital e automatizado acelera muito as negociações comerciais e permite a realização de descrições para e-commerce. A tecnologia pode ajudar a sua empresa a manter todas as imagens e informações atualizadas.
Como manter o cadastro de produtos da sua empresa atualizado?
Tenha um processo de cadastro bem definido: definir as etapas do processo de cadastro de itens faz toda a diferença. Nesse sentido, busque definir uma sequência de ações a serem seguidas pelos profissionais que cuidam dessa parte do seu negócio.
Estabeleça um padrão de cadastro de produtos: informações fiscais, nome e descrição do produto, categoria, marca, unidade, preço de custo e de venda, data de validade são indispensáveis para o cadastro de produtos. Após definir o formato do cadastro de produtos, basta replicar para os demais itens comercializados pela empresa.
Mantenha uma relação transparente com o seu Contador: para o desenvolvimento sustentável de um negócio, a boa comunicação entre empresa e Contador é um aspecto-chave. O Contador deve atuar como um agente externo de análise checando as informações que já passaram por uma triagem inicial. Ou seja, as empresas devem assumir a linha de frente na regularização do cadastro de produtos e delegar ao profissional contábil somente a validação das questões fiscais do produto. Para uma comunicação otimizada entre o Contador e a empresa, é necessário recorrer a tecnologia para intermediar e facilitar essa relação.
Tenha uma ferramenta para te ajudar: gerenciar e atualizar o cadastro de produtos da sua empresa é um trabalho que você não precisa fazer sozinho. Existem tecnologias no mercado que fazem o levantamento de todas as informações dos produtos no seu estoque e trazem para você um diagnóstico completo sobre o que está correto e o que precisa ser corrigido e atualizado no seu cadastro de produtos.
Como a plataforma 1WorldSync pode ajudar?
A plataforma 1WorldSync pode facilitar o cadastro dos produtos e ainda oferece várias vantagens. Nossa solução conecta os varejistas e atacadistas que têm acesso a uma única fonte de informações. O cadastro é mais seguro, eficiente e é mantido atualizado com muita facilidade. O sistema é ágil e permite a descrição padronizada dos itens.
Saiba que a plataforma da 1WorldSync é a opção mais interessante do mercado, já que permite a organização dos itens por categoria, classifica e valida as informações fiscais, armazena dados logísticos, pesos e medidas e disponibiliza imagens para todos os fins, planogramas, encartes, e-commerce etc.
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