Prevenção de perdas na indústria: como funciona e como otimizá-la?

Roubo, fraude, desperdício: independentemente do motivo, trabalhar na prevenção de perdas é extremamente necessário para manter a vida financeira da sua empresa saudável. Danos evitáveis estão acontecendo nos negócios todos os dias, o que se tornou um desafio muito real.

Entretanto, isso não precisa ser um pesadelo. Se você reconhecer o problema e adotar as medidas adequadas para combatê-lo, os lucros voltam a entrar em equilíbrio.

Neste artigo, entenda o que é prevenção de perdas, quais os tipos, a importância de investir em ações, o que fazer para se precaver, qual a relação com a análise de dados e principais tendências. Boa leitura.

O que é prevenção e quais são os tipos de perda?

A prevenção de perdas é um conjunto de ações tomadas para evitar condições perigosas, práticas inseguras, acidentes, perda de bens e outros tipos de prejuízos financeiros que comprometem o rendimento da empresa significativamente.

É importante entender os diferentes tipos de perda para entender a tendência de negócios e, assim, ser capaz de providenciar a redução dos danos. Confira.

Roubo externo

O roubo externo são os furtos que acontecem por meio de um cliente mal-intencionado ou crime organizado com dois ou mais participantes.

Fraude de fornecedores

É quando a pessoa se passa por um fornecedor para obter o pagamento e, em seguida, desaparece.

Erros de administrador

São falhas humanas que ocorrem na sua equipe, como má gestão do estoque, etiquetas incorretas, cadastro incompleto de clientes etc.

Qual a importância de investir na prevenção de perdas?

Para você ter ideia, toda perda reduz os lucros obtidos com muito esforço, assim como o que é investido para aumentar as vendas. Isso já seria motivo suficiente para destacar a importância de adotar medidas eficazes. Embora possa ocorrer em qualquer setor, a prevenção é especialmente crítica para as lojas de varejo e indústrias na era da transformação digital.

No entanto, é preciso agir corretamente. Quando o prejuízo é alto, é comum o gestor aumentar os preços para recuperar o valor perdido. Nesse caso, o relacionamento com o consumidor é prejudicado, pois ele percebe a diferença no bolso e, é claro, não acha justo.

Lidar com a perda antes que ela aconteça ou se multiplique traz diversos benefícios para o seu negócio: preserva o patrimônio, evita gastos com processos, além de economizar dinheiro e garantir a saúde financeira da organização.

Como fazer a prevenção de perdas na empresa?

Existem muitas maneiras de se precaver e, embora nem sempre seja possível evitar uma ou outra perda, seguir essas dicas vai fazer a diferença no seu orçamento. Acompanhe.

Entenda a raiz do problema

Criar uma estratégia eficaz de prevenção de perdas de cima para baixo requer mais que vontade. Começa com uma profunda compreensão do problema em si. Antes de consertar, você precisa identificar.

Medir o seu ponto de partida é o primeiro passo. Qual a taxa de perda nos estoques? E das vendas anuais? Veja os fatos frios e difíceis sobre a receita atual da empresa. Os números estão subindo ou descendo? Que fatores parecem estar influenciando? Na medida do possível, tome decisões com base em dados.

Implemente a supervisão no seu local de varejo

Seus colaboradores precisam saber que você está observando as caixas registradoras e monitorando as atividades da empresa no sentido de proteger os ativos. Da mesma forma, isso também intimida possíveis clientes com más intenções.

Portanto, instale um sistema de vigilância por vídeo digital ou atualize o sistema de segurança de vídeo existente para garantir a eficiência das instalações. Aproveite ao máximo todos os recursos disponíveis para conquistar o objetivo.

Tenha um bom cadastro

Com a ajuda da tecnologia, agora é possível ter os registros organizados como um banco de dados completo com informações e imagens de produtos que facilitam o monitoramento dos processos.

A plataforma da Simplus acelera o ciclo de lançamentos, a gestão de portfólio é 100% digital com organização de todas as informações cadastrais, legais, técnicas, fiscais, rastreabilidade, avaliações de uso etc.

Realize auditorias surpresa

A realização de auditorias programadas regularmente é uma prática que ajuda a encontrar irregularidades, mas, ao mesmo tempo, oferece tempo para alguém se proteger e sair ileso.

Portanto, faça verificações em dias aleatórios no estoque, registro de suprimentos, fluxo de caixa e outros. Assim, é possível pegar um esquema de fraude ou roubo que você jamais teria notado.

Observe detalhes internos

Do recebimento de estoque à venda de inventário, é importante preencher as lacunas da cadeia de suprimentos, onde erros simples podem resultar em desperdício ou erro.

Comece com a caixa registradora. Garanta que as operações resultem em uma contabilidade completa de vendas e pagamentos. Escassez de dinheiro ou devoluções sem recibos indicam que alguém está roubando.

Execute um sistema de estoque ativo

Tenha um sistema em funcionamento que permita acompanhar o movimento de cada item do estoque com o clique de um botão. Desde o primeiro momento que o produto está sendo armazenado até sair, é importante eliminar discrepâncias.

Outro cuidado é fornecer nome de usuário e senha exclusivos para cada colaborador. Assim, é possível saber quem esteve envolvido em cada transação. Afinal, tudo o que está armazenado é o seu patrimônio. Por isso, é essencial saber o que está acontecendo nos espaços virtuais.

Descarte os dados sigilosos

Você costuma se livrar dos dados confidenciais quando não são mais necessários? Essas informações ainda podem cair em mãos erradas e prejudicar seus negócios. Portanto, destrua todos os documentos que contêm informações restritas antes da reciclagem e remova os dados de dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets, smartphones e de armazenamento externo.

Proteja os dados com senhas fortes

Os hackers estão sempre procurando senhas, então é preciso estar atento para se proteger. Dê preferência a palavras maiúsculas intercaladas às minúsculas e coloque alguns números também para dificultar o acesso. Proceda dessa forma em todos os computadores da empresa, incluindo laptops e smartphones. Torne obrigatório que os colaboradores alterem senhas padrão para senhas fortes, complexas e com uma boa variedade de caracteres.

Use proteção contra malware

Basta que uma pessoa use um dispositivo com malware para infectar a rede e, em seguida, todas as informações da empresa estão disponíveis para o que bem entender. Uma forma de combater esse problema é instalar um software específico para detectar e realocar os arquivos invasores para a quarentena.

Crie regras de prevenção de perdas

Crie e publique políticas que descrevem o uso aceitável dos recursos e propriedades da empresa. É útil para manter os colaboradores informados e pode impedir aqueles que se sentem atraídos para cometer roubo ou fraude.

Verifique se as regras são claras, objetivas e de fácil entendimento e abordam as ações disciplinares que você quer implementar se, por exemplo, alguém for pego roubando.

Faça a gestão adequada de pessoas

É preciso mostrar que você valoriza a sua equipe pagando um salário justo. Os colaboradores mal-pagos são os que mais recorrem a roubos para preencher lacunas financeiras.

Se o ajuste salarial não for uma opção no momento, ajude-os de outras maneiras, reconhecendo as conquistas, comemorando o alcance de metas, oferecendo vantagens, orientações e feedback. Lembre-se de que investir no bem-estar do público interno também faz parte da tendência de marketing eficaz.

Quais são as melhores práticas de prevenção de perdas?

O roubo interno é uma causa comum de perda. Ao mesmo tempo, os fornecedores podem cometer fraudes, assim como um falso promotor de vendas que se apresenta como fornecedor.

No entanto, existem erros administrativos que, mesmo que não sejam cometidos intencionalmente, causam prejuízos que, somados, trazem sérios entraves para a sustentabilidade financeira.

Nesse sentido, implementar equipamentos de segurança é tão importante quanto investir em automação. Assim, em vez de ter dores de cabeça calculando prejuízos, o seu faturamento aumenta.

Isso porque se torna possível fazer a antecipação do cadastro de produtos, com captura de imagens a partir da amostra física do item, ou seja, todo o seu portfólio centralizado no mesmo local.

Fornecer treinamento necessário é outro ponto que deve ser levado em conta. Até a melhor estratégia de prevenção de perdas falha se os colaboradores não estiverem comprometidos com a implementação. A adesão da equipe é particularmente importante para reduzir os danos.

Além disso, seja transparente sobre os efeitos da perda nos seus negócios. A compreensão de que o seu salário ou trabalho pode estar em jogo faz com que os trabalhadores se envolvam mais com as tendências de vendas.

Considere recrutar alguns membros e os incentive a identificar comportamentos suspeitos e, em seguida, agir de acordo com as diretrizes da empresa. É interessante criar um sistema de metas e recompensas claras para inspirar colaboradores. Lembre-se de que as pessoas são motivadas por coisas diferentes. Para alguns, um reconhecimento em público por cumprir as metas de prevenção de perdas é a recompensa ideal.

Qual a relação da prevenção de perdas com a análise de dados (big data)?

A análise sempre foi um aspecto crucial na prevenção de perdas. Nunca poderíamos sobreviver como empresa sem fazer uso dela. No entanto, hoje essa prática alcançou outro nível, pois agora é possível obter informações precisas por meio de sistemas integrados, automatizar cadastros que checam dados, apontam relatórios e uma série de recursos que trazem impactos positivos para os negócios.

À medida que o setor amadurece, a análise de dados se transforma na principal responsável pela nossa evolução, desde a presença de segurança até um parceiro profissional em softwares inteligentes. A capacidade de usar as informações disponíveis para identificar problemas e áreas de oportunidade, aplicar esses dados de maneira significativa e produtiva e gerar resultados é essencial para o sucesso.

Isso trouxe perspectiva e aumentou a nossa credibilidade, fornecendo valor além de simples números. Qualquer especialista em riscos e fraudes reconhece a análise de big data como potencial de oferecer um enorme benefício, ajudando a antecipar e diminuir as tentativas de fraude.

A tecnologia ajuda a identificar sinistros fraudulentos no primeiro aviso de perda. Considere um exemplo. Os gastos da empresa X, incluindo pagamentos relacionados a sinistros fraudulentos, têm aumentado constantemente. Ela tem políticas extensas para auxiliar os advogados a avaliar a legitimidade das reivindicações, mas eles, muitas vezes, não têm os dados no momento certo para tomar uma decisão informada.

Então, a empresa implementa uma plataforma de análise de big data para fornecer a integração e análise de dados de múltiplas fontes. A plataforma incorpora o uso extensivo de dados do sistema, monitora irregularidades e notifica o gestor em tempo real.

Com isso, os agentes são capazes de ter uma visão muito mais profunda sobre possíveis padrões de comportamento e relacionamentos entre outras demandas.

Quais são as principais tendências de prevenção de perdas?

Hoje, a prevenção de perdas não é o que costumava ser. Agora, é possível recorrer a métodos modernos e mais avançados de análises de dados que incluem a lista a seguir.

Mineração de dados

Classificação de grandes conjuntos de dados computadorizados para identificar tendências, padrões, relacionamentos e outras informações significativas e úteis para aprimorar a tomada de decisões e outros propósitos.

Análise preditiva

Uma forma de análise que utiliza várias técnicas estatísticas avançadas para realizar consultas de identificação de tendências, padrões, relacionamentos, comportamentos, riscos e oportunidades.

Machine Learning

Aplicativo de Inteligência Artificial (IA) que fornece aos softwares a capacidade de “aprender” automaticamente e melhorar a experiência sem ser a intervenção de um humano.

Mineração de texto

Processo que inclui a análise de documentos de texto auxiliados por software que podem identificar conceitos, padrões, tópicos, palavras-chave e outros atributos nos dados. Requer ferramentas analíticas sofisticadas que processam o texto para coletar palavras-chave ou pontos específicos.

Análise de big data

É o processo de coleta, organização e análise de grandes volumes de dados de uma ampla variedade de fontes para descobrir padrões e outras informações que fornecem conhecimentos valiosos sobre os negócios. A análise ajuda as organizações a identificar os dados que são mais importantes para os negócios e para futuras decisões comerciais.

Tudo isso pode parecer extremamente complexo, mas todos esses métodos estão sendo usados ​​no setor da indústria para fortalecer as ações de prevenção de perdas.

Como vimos, a prevenção de perdas é um conjunto de ações necessárias para você se precaver de possíveis prejuízos que comprometem o crescimento da empresa. Por isso, leve as dicas que apresentamos em consideração para evitar problemas.

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