Wie bekommt meine Welt Zugang zum GDSN – und wie kann da ein Mapping-Service helfen?

Alles beginnt mit einer kleinen und auf den ersten Blick einfachen Anforderung. Sie sind Produzent eines Produktes. Ihr ganzes Wissen und Ihre Leidenschaft haben Sie in Ihr Produkt investiert und nun möchten Sie dieses Produkt verkaufen. Sie finden einige Händler und die Gespräche laufen sehr erfolgreich. Sie stehen vor der Unterschrift Ihrer Handellistung und in einem Nebensatz wird erwähnt: “Ach, bevor wir es vergessen. Wir nutzen den GDSN Standard. Können sie Ihre Produktstammdaten via GDSN an uns übertragen?” GDSN? Was ist GDSN? Welche Attribute müssen denn in den Produktstammdaten enthalten sein? Vor einiger Zeit haben Sie viel Geld in ein SAP System investiert. Das kann bestimmt dieses GDSN. Alternativ vielleicht das PIM System? Haben Sie überhaupt eine zentrale Datenhaltung in Ihrem Unternehmen, um alle benötigten Attribute liefern zu können?

Wege ins GDSN

Aus unseren Erfahrungen ist die Analyse des internen Datenhaltungssystems oft ernüchternd. Es wurde viel Geld und Zeit in eine interne Infrastruktur investiert, aber das Global Data Synchronisation Network – kurz GDSN wird nicht- wie man so schön sagt “out-of-the-box” unterstützt. Für den Weg in das GDSN gibt es aber viele Möglichkeiten:

1. Sie können Ihre Daten über eine Benutzeroberfläche der einzelnen Datenpool-Anbieter manuell eingeben oder per Excel-Upload bereitstellen. Dafür nutzen Sie das Internet und Ihren Browser.

Die Königsklasse der Datensynchronisation ist jedoch die automatisierte Anbindung Ihrer Systeme an das GDSN- die sogenannte Maschine-To-Maschine-Anbindung. Hier wird eine Verbindung aus Ihren Systemen heraus an des GDSN hergestellt. Wie können Sie das sicherstellen?

2. Sie können Ihr internes System erweitern und Ihre Daten selbstständig in das GDSN Datenformat umwandeln und per digitaler Kommunikation an den Datenpool-Anbieter senden.

3. Sie nutzen einen externen Service- einen sogenannten “Mapping Service”, der sich um die Datenkonvertierung kümmert.

Mapping Service – ein Teamsport

Ich möchte Ihnen hier in meinem Bericht zeigen, wie atrify diesen externe Service- also den Mapping Service anbietet. Was bedeutet es für Sie, wenn Sie einen solchen Service buchen und was kommt auf Sie zu.

Die automatische Anbindung Ihrer Systeme an das GDSN ist nicht das Spiel eines Einzelkämpfers, sondern ein klassischer Teamsport. Sie sind der Experte Ihrer eigenen Datenhaltungssysteme und wir brauchen genau dieses Wissen für einen reibungslosen Ablauf. Sie wissen, was eine Attributs-Erweiterung in Ihrem System bedeutet, wenn beispielsweise GDSN Pflichtattribute fehlen. Und Sie wissen auch, welche Exportmöglichkeiten in Ihrem System vorhanden sind, um alle benötigten Daten an uns zu senden.

Es ist unser Ziel, Ihnen möglichst viel Arbeit abzunehmen und eine qualitativ hochwertige Lösung zu entwickeln. Die Datenkonvertierung erfolgt auf unseren Servern und wir kümmern und im Anschluss an das Projekt darum, dass der Datenstrom hinter unserer Schnittstelle fließt. Ich bin davon überzeugt, dass ein solches Projekt nur in einer guten, vertrauensvollen und vor allem offenen Zusammenarbeit erfolgreich abschließen kann.

Aber nun möchte ich Ihnen mehr zum Projektablauf eines solchen Mapping-Services berichten. Unsere Projekte sind in mehrere Phasen aufgeteilt. Wir haben teilweise schmerzhaft gelernt, dass eine Änderung der Projektphasen Risiken und Nachteile mit sich bringen, die wir für den Erfolg des Projektes vermeiden wollen.

Phase Voranalyse

Wir klären gemeinsam mit Ihnen Basisfragen, die für das zukünftige Projekt von Bedeutung sind. Hier einige Beispiel-Fragen, die zu klären sind:

• Wie wollen Sie zukünftig Ihr System mit unserem verbinden (AS/2 / sFTP)?
• Wie viel Datensätze werden pro Tag / Monat / Jahr fließen?
• Welche Datenformate verwenden wir zum Austausch der Informationen?
• Welche Verpackungsebenen existieren in Ihrem System?
• Gibt es wichtige Termine, die eingehalten werden müssen?

Phase Datenanalyse

In dieser Phase analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Datenstruktur in Ihrem System. GDSN beinhaltet Pflichtfelder und Datenstrukturen, die vom Standard vorgeschrieben werden. Diese müssen natürlich während einer Datenkonvertierung berücksichtigt werden. Im Ergebnis werden folgende Ziele erreicht:

• Sie erhalten eine Beschreibung, welche Änderungen Sie an Ihrem System vornehmen müssen, damit wir Ihre Daten konvertieren können.
• Wir erstellen eine Konvertierungs-Spezifikation in der beschrieben wird, wie die einzelnen Attribute in unser GDSN Format konvertiert werden.
• Es werden manuell erstellte Test-Dateien erzeugt, die von Ihnen für den Export und von uns für die Implementierung der Datenkonvertierung verwendet werden können.

Phase Aufwandschätzung

Unsere Erfahrung zeigt, dass es unseriös ist, eine Aufwandschätzung ohne eine Datenanalyse vorzunehmen. Natürlich können wir auf Erfahrungswerte zurückgreifen, aber erst wenn spezifiziert wurde, welche Attribute genau geschrieben werden müssen, können wir sagen, wie viel Aufwand die Entwicklung einer Anwendung zur Datenkonvertierung ist.

Phase Entwicklung

Während der Entwicklungsphase implementieren wir für Sie eine Anwendung, die Ihre Daten in das GDSN Format konvertiert. Zeitgleich passen Sie ihr System wie in der Analysephase ermittelt an. Wir haben in unserer jahrelangen Projektarbeit festgestellt, je früher wir von Ihnen finale Exportdateien erhalten, desto weniger Probleme werden während der folgenden Testphasen festgestellt. Dadurch verhindern wir eine zeitaufwändige Nachbesserung der Anwendung.

Phase Tests

Die Qualität unserer Software ist uns sehr wichtig. Daher haben wir ein mehrschichtiges Testverfahren entwickelt, welches wir in unseren Projekte einsetzten. Diese Tests beinhalten auch eine Reihe von automatisierten Tests. Diese automatisieren Tests laufen bereits während der Entwicklung und werden von unserem System während der Erstellung jeder Anwendungsversion ausgeführt. Dadurch verhindern wir, dass fehlerhafte Anwendungen auf unseren Servern installiert werden.

Neben den automatisierten Test erfolgt eine spezielle Testphase innerhalb der Entwicklung. Wir testen Anwendungsbereiche manuell. Außerdem wird der Quellcode im Vier-Augen-Prinzip kontrolliert.

Unsere Fachabteilung, die die Betreuung des Projektes übernimmt, kümmert sich um einen fachlichen Anwendungstest. Hierbei wird die Spezifikation mit dem Anwendungsverhalten abgeglichen.

Abschließend erfolgt der Test des Kunden. In dieser Testphase sind wir auf Ihre Mitarbeit angewiesen. Unsere Erfahrung zeigt, dass nur Sie als Kunde Ausnahmen und spezielle Datenkombinationen in Ihrem System kennen. In dieser Testphase wollen wir gemeinsam prüfen, ob die entwickelte Anwendung Ihren Erwartungen entspricht. Nur mit Ihrer Genehmigung installieren wir unsere Lösung auf unseren Server.

Phase Projektabschluss

Wir lernen nur durch offenes Feedback. Daher ist es uns sehr wichtig, dass wir von Ihnen erfahren, wie zufrieden Sie mit unserer Arbeit waren. Was können wir verbessern, um zukünftig Ihre Anforderungen besser umsetzen zu können?

Im Anschluss an das Projekt wird wie Anwendung an unseren internen Support übergeben. Dieser sorgt dafür, dass Ihre Anwendung jederzeit zur Verfügung steht. Außerdem werden Probleme während der Konvertierung erkannt und analysiert. Sie werden über diese von uns informiert.