Como fazer o cadastro dos produtos da farmácia? Entenda aqui

Sem um bom cadastro de produtos da farmácia, o controle de estoque fica comprometido, o serviço limitado e a formação de uma rede inviável, afinal, uma das funções fundamentais de uma farmácia é disponibilizar produtos ao consumidor no local em que ele vive. 

Em qualquer empresa com a atribuição de distribuir produtos no varejo, quase todas as atividades dependem de uma boa gestão do estoque e do cadastro de produtos. A previsão de compras, a conferência periódica, a organização, o cuidado no armazenamento e a facilidade para encontrar quaisquer itens, seja no estoque interno, seja nas prateleiras da loja, são exemplos de tarefas que dependem diretamente de um bom cadastro de produtos.

Quer garantir excelência nessa atividade? Então, continue a leitura e saiba quais as funções do cadastro de produtos, a sua importância e como realizá-lo. Confira!

Funções do cadastro de produtos da farmácia

Como vimos anteriormente, os controles de estoque e de cadastro de produtos estão entre as mais importantes atividades de gestão, especialmente em farmácias e empresas de varejo com funções semelhantes. Diante disso, vamos buscar entender quais são essas funções e como elas impactam o estabelecimento.

Controle de perdas e desvios

Imagine que você foi a um estabelecimento de vendas e o caixa não conseguiu passar um produto com o código de barras. O funcionário, por sua vez, chamou o gerente e informou que aquele item não estava cadastrado. Para não deixar você esperando, o responsável autorizou uma digitação manual do preço e o processo pôde ser continuado.

Diante dessa situação, basta você refletir um pouco para entender que o controle de estoque do estabelecimento encontra-se vulnerável, certo? A questão é que não só você é capaz de perceber isso, mas todos os colaboradores também. Mesmo tratando-se de pessoas confiáveis, essa percepção é ruim para a empresa, pois passa a ideia de que o controle não é tão importante, submetendo-a a um risco desnecessário.

Rastreamento de produtos

Rastrear os produtos de forma eficiente, especialmente no caso de medicamentos, que têm um controle mais rígido de lotes, é fundamental em uma farmácia. Qualquer eventual anúncio por parte da indústria de retirada de lote das prateleiras é facilmente respondido. Além disso, fica fácil localizar os produtos com data limite de vencimento ou parados no estoque em caso de elaboração de promoções com descontos e outras ações de marketing.

Organização

Um estoque controlado e organizado é fundamental para se garantir a precisão da previsão de demanda, a integridade dos produtos e todas as atividades operacionais, como inventariamento, limpeza da loja, separação de produtos e elaboração de layout.

Facilidade de pesquisa

Independentemente da necessidade de controle operacional relativo ao estoque, o grande prejuízo de problemas de gestão de cadastro de produtos está nos efeitos causados pela experiência da compra.

Especialmente no caso dos produtos de higiene e beleza, que são escolhidos, muitas vezes, pelos próprios clientes, o acesso aos itens precisa ser fácil, a começar pelas definições básicas de cadastro de produtos que determinam a sua localização.

Qualquer dificuldade pode ser facilmente resolvida por meio de uma consulta rápida ao sistema, e se a farmácia trabalha com venda online, a importância dessa organização é ainda maior, pois o cliente faz tudo sozinho, na maior parte das vezes.

Controle fiscal

Para concluirmos o tópico, listamos algumas das alíquotas fiscais e alguns dados que precisam ser armazenados para se evitar multas e incômodos. São eles:

• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• Código Especificador da Substituição Tributária (CEST);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins).

Com a previsão de uma reforma tributária, ainda é preciso preocupar-se em garantir que as mudanças sejam facilmente cadastradas, pois os prazos de adaptação dados pelos governos costumam surpreender uma grande parte das pessoas.

Como preencher corretamente o cadastro

Uma vez que apresentamos a importância de algumas das funções do cadastro, podemos, agora, citar algumas práticas importantes para se garantir um cadastramento de produtos de excelência. Veja! 

Adote um padrão

O uso de ferramentas diversas para agilizar o trabalho e evitar a repetição de tarefas deixa muito claro a importância de um padrão. Quando os dados não seguem uma lógica fácil de entender, com o mesmo formato, nomenclaturas e metodologias de controle, é mais difícil memorizar até mesmo informações básicas.

Controle a localização

O controle da localização do produto é imprescindível, uma vez que não há nada mais constrangedor do que o cliente não encontrar um produto, solicitar ajuda ao atendente e este encontrar o item registrado na planilha de estoque, mas não saber a sua localização ou descobrir que o produto está em outra loja. 

Além disso, esse é apenas um exemplo, pois existem vários outros motivos para o controle de localização, como a facilitação de tarefas de inventariamento e a elaboração do layout da loja, por exemplo.

Defina categorias

Um requisito básico da boa gestão de produtos é a classificação por categorias, que permite a geração de uma série de relatórios importantes para as tomadas de decisões dos gestores, além de facilitar a organização e a inserção de novos dados quando forem relativos a um grupo de produtos.

Estabeleça relacionamentos

Para facilitar o trabalho da equipe de atendimento e a reposição de estoque, também é fundamental cadastrar produtos relacionados entre si. Isso vale para os remédios e seus similares ou genéricos, bem como para cada um dos outros itens da loja.

Do mesmo modo que um cliente pode optar por medicamentos similares, quem compra coloração para os cabelos, por exemplo, pode precisar de água oxigenada se este produto não estiver acoplado ao kit. Logo, se os produtos relacionados estiverem cadastrados, o atendente pode, facilmente, oferecer um produto adicional e útil ao consumidor.

Uso de tecnologia

Na atualidade, não faz sentido pensar em cadastro de produtos sem relacioná-lo ao sistema em que será armazenado. Além dos famosos e populares ERPs, que promoveram um alto nível de integração entre os vários setores da empresa, as novas soluções também promovem essa uniformidade e sinergia em toda a cadeia produtiva.

Indústria, distribuição e varejo podem compartilhar dados dos produtos da farmácia em uma única plataforma e facilitar as trocas de informação sobre cada produto, até mesmo de imagens usadas em propaganda, bem como atualizar eventuais mudanças em toda a cadeia produtiva em tempo real, e isso é fantástico.

Quer saber mais sobre essa possibilidade ou qualquer outro tópico aqui abordado? Então, entre em contato com a gente! Será um prazer conversar com você.